# Information for exhibitors ## Who we are NARA is a service that helps a trade-fair visitor work out which exhibitors are worth their time, given a business objective the visitor states themselves. The controller for the processing described here is the operator of NARA. Write to support@naraexpo.com for the operator's postal address, or read the imprint on the website. ## What we process, and where it comes from We did not get your data from you, which is why you are reading this notice. From the exhibitor directory of the fair you exhibit at we take your company name, your hall and stand number, the fair's own category labels for you, and the link to your website. From your own website we read publicly accessible pages and turn them into a short structured summary of what your company makes and sells. The pages themselves are not kept once that summary exists. Where the fair's directory publishes a contact block, it may contain an e-mail address or a telephone number. Those are never sent to our language-model provider: they are removed from every text before it leaves our systems. ## What we do with it We compare our summary of your company with one visitor's stated objective and tell that visitor whether visiting your stand is likely to be worth their time, and why. The result is shown to that one visitor. It is not published, not indexed, and not sold. We do not build a public directory of exhibitors, and we do not offer a bulk export of exhibitor data. ## Legal basis Art. 6(1)(f) GDPR, legitimate interests. Our interest is enabling a trade-fair visitor to identify the exhibitors relevant to a stated business objective and to reach them through the channel the exhibitor themselves published for that purpose. We have documented the balancing test this requires and will provide it on request. ## Recipients Our hosting provider, and OpenAI as a processor for the language-model calls that produce the summary and the assessment. Personal data is removed before those calls. Where a transfer outside the EU or EEA occurs, it is covered by Standard Contractual Clauses. ## How long we keep it Records for one edition of a fair are deleted or anonymised twelve months after that fair ends, and immediately on a valid objection. Our log of which pages we requested and when is kept for twenty-four months, because it is how we can show that we honoured a robots.txt or a request to stop. ## Your rights You have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20), and the right to complain to a supervisory authority. **You have the right to object at any time, on grounds relating to your particular situation, to processing based on Art. 6(1)(f) GDPR (Art. 21 GDPR).** If you object, we stop unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests. ## How to be left out Send the form at https://naraexpo.com/exhibitors/opt-out, or write to support@naraexpo.com. Give us the website address of your company. We will: - stop reading your website, - delete the summary we built from it, - suppress your contact details, for every fair, and keep that suppression across later crawls. You can also block our crawler yourself. It identifies itself as `NARAbot` and honours robots.txt, so the following two lines are enough: ``` User-agent: NARAbot Disallow: / ``` We also honour `X-Robots-Tag: noai`, ``, ``, an `ai.txt` file, and `/.well-known/tdmrep.json`. What our crawler does and why is described at https://naraexpo.com/bot. ## Corrections If something we say about your company is wrong, write to support@naraexpo.com with the correction. We update the stored summary and it is used from then on. --- # Information für Aussteller ## Wer wir sind NARA hilft Messebesucherinnen und Messebesuchern herauszufinden, welche Aussteller für ein selbst formuliertes geschäftliches Ziel relevant sind. Verantwortlicher für die hier beschriebene Verarbeitung ist der Betreiber von NARA. Die Postanschrift erhalten Sie unter support@naraexpo.com oder im Impressum. ## Welche Daten wir verarbeiten und woher sie stammen Wir haben Ihre Daten nicht bei Ihnen erhoben. Deshalb erhalten Sie diese Information. Aus dem Ausstellerverzeichnis der Messe, auf der Sie ausstellen, übernehmen wir Ihren Firmennamen, Halle und Standnummer, die Kategorien der Messe zu Ihrem Eintrag und den Link zu Ihrer Website. Von Ihrer eigenen Website lesen wir öffentlich zugängliche Seiten und erstellen daraus eine kurze strukturierte Zusammenfassung dessen, was Ihr Unternehmen herstellt und verkauft. Die Seiten selbst werden nicht aufbewahrt, sobald diese Zusammenfassung vorliegt. Wenn das Verzeichnis der Messe einen Kontaktblock enthält, kann dieser eine E-Mail-Adresse oder eine Telefonnummer enthalten. Diese werden niemals an unseren Anbieter für Sprachmodelle übermittelt: sie werden aus jedem Text entfernt, bevor er unsere Systeme verlässt. ## Wozu wir sie verarbeiten Wir vergleichen unsere Zusammenfassung Ihres Unternehmens mit dem Ziel einer einzelnen Besucherin oder eines einzelnen Besuchers und sagen dieser einen Person, ob sich ein Besuch an Ihrem Stand voraussichtlich lohnt, und warum. Das Ergebnis sieht nur diese Person. Es wird nicht veröffentlicht, nicht indexiert und nicht verkauft. Wir bauen kein öffentliches Ausstellerverzeichnis und wir bieten keinen Massenexport von Ausstellerdaten an. ## Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigte Interessen. Unser Interesse besteht darin, Messebesuchern zu ermöglichen, die für ein genanntes geschäftliches Ziel relevanten Aussteller zu finden und sie über den Kanal zu erreichen, den der Aussteller selbst zu diesem Zweck veröffentlicht hat. Die dafür erforderliche Abwägung haben wir dokumentiert und stellen sie auf Anfrage zur Verfügung. ## Empfänger Unser Hosting-Anbieter sowie OpenAI als Auftragsverarbeiter für die Aufrufe des Sprachmodells, aus denen die Zusammenfassung und die Einschätzung entstehen. Personenbezogene Daten werden vor diesen Aufrufen entfernt. Soweit eine Übermittlung außerhalb der EU oder des EWR erfolgt, ist sie durch Standardvertragsklauseln abgesichert. ## Speicherdauer Daten zu einer Messeausgabe werden zwölf Monate nach dem Ende dieser Messe gelöscht oder anonymisiert, bei einem berechtigten Widerspruch sofort. Unser Protokoll darüber, welche Seiten wir wann abgerufen haben, bewahren wir vierundzwanzig Monate auf, weil wir damit belegen können, dass wir eine robots.txt oder eine Aufforderung zum Aufhören beachtet haben. ## Ihre Rechte Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. **Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).** Im Fall des Widerspruchs verarbeiten wir nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen. ## So werden Sie nicht mehr aufgenommen Nutzen Sie das Formular unter https://naraexpo.com/exhibitors/opt-out oder schreiben Sie an support@naraexpo.com. Nennen Sie uns die Adresse Ihrer Website. Wir werden dann - Ihre Website nicht mehr lesen, - die daraus erstellte Zusammenfassung löschen, - Ihre Kontaktdaten unterdrücken, und zwar für jede Messe, und diese Unterdrückung überdauert spätere Abrufe. Sie können unseren Crawler auch selbst aussperren. Er weist sich als `NARAbot` aus und beachtet robots.txt, zwei Zeilen genügen also: ``` User-agent: NARAbot Disallow: / ``` Wir beachten außerdem `X-Robots-Tag: noai`, ``, ``, eine Datei `ai.txt` sowie `/.well-known/tdmrep.json`. Was unser Crawler tut und warum, steht unter https://naraexpo.com/bot. ## Korrekturen Wenn etwas, das wir über Ihr Unternehmen sagen, falsch ist, schreiben Sie an support@naraexpo.com mit der Korrektur. Wir aktualisieren die gespeicherte Zusammenfassung, und sie wird ab dann verwendet.